Subsidieverklaringen: welke accountantsverklaring heeft u nodig?
Veel subsidieregelingen vereisen dat een accountant betrokken wordt bij de eindverantwoording van de subsidie. Welke werkzaamheden de accountant precies moet uitvoeren, verschilt echter per regeling. In sommige gevallen is een controleverklaring vereist, terwijl in andere situaties een beoordelingsverklaring of een rapport van feitelijke bevindingen volstaat.
De vereiste opdrachtvorm hangt af van de subsidieregeling, het controleprotocol en de relevante wet- en regelgeving. Het is daarom belangrijk om tijdig vast te stellen welke eisen van toepassing zijn.
Wat is een subsidieverklaring?
Met een subsidieverklaring wordt doorgaans een rapport of verklaring bedoeld die door een accountant wordt afgegeven in het kader van een subsidieverantwoording.
De subsidieverstrekker wil hiermee aanvullende zekerheid verkrijgen over bijvoorbeeld:
- de juistheid van de opgevoerde kosten;
- de naleving van subsidievoorwaarden;
- de rechtmatigheid van uitgaven;
- de volledigheid van de subsidieverantwoording;
- de gerealiseerde prestaties of activiteiten.
Welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd en welke verklaring moet worden afgegeven, verschilt per subsidieregeling.
Welke soorten subsidieverklaringen zijn er?
In de praktijk komen drie opdrachtvormen het meest voor:
- een controleopdracht;
- een beoordelingsopdracht;
- een rapport van feitelijke bevindingen.
Het belangrijkste verschil tussen deze opdrachten is de mate van zekerheid die de accountant verstrekt.
Controleopdracht (redelijke mate van zekerheid)
Bij een controleopdracht verstrekt de accountant een redelijke mate van zekerheid. Dit is het hoogste niveau van zekerheid dat een accountant kan afgeven.
Om deze zekerheid te verkrijgen voert de accountant uitgebreide werkzaamheden uit. Daarbij worden onder andere kosten, onderliggende documentatie, projectadministraties en subsidievoorwaarden gecontroleerd.
Op basis van deze werkzaamheden geeft de accountant een controleverklaring af met een positief geformuleerd oordeel.
Een controleopdracht wordt vaak voorgeschreven bij grotere subsidiebedragen of wanneer de subsidieverstrekker een hoog niveau van zekerheid verlangt.
Hoewel sprake is van een hoog zekerheidsniveau, betekent dit niet dat absolute zekerheid wordt verstrekt. Een accountant kan nooit garanderen dat iedere afwijking wordt ontdekt.
Beoordelingsopdracht (beperkte mate van zekerheid)
Bij een beoordelingsopdracht verstrekt de accountant een beperkte mate van zekerheid.
De werkzaamheden zijn minder uitgebreid dan bij een controleopdracht en bestaan veelal uit:
- cijferanalyses;
- interviews en inlichtingen;
- plausibiliteitscontroles;
- overige werkzaamheden die passend worden geacht onder de omstandigheden.
Omdat minder diepgaande werkzaamheden worden uitgevoerd, kan de accountant geen redelijke mate van zekerheid verstrekken. De conclusie wordt daarom negatief geformuleerd:
"Op grond van onze werkzaamheden is ons niets gebleken dat aanleiding geeft te veronderstellen dat…"
Een beoordelingsopdracht biedt minder zekerheid dan een controleopdracht, maar meer zekerheid dan een rapport van feitelijke bevindingen.
Rapport van feitelijke bevindingen
Niet iedere subsidieregeling vereist een assurance-opdracht.
Bij een rapport van feitelijke bevindingen worden vooraf specifieke werkzaamheden overeengekomen of voorgeschreven in een controleprotocol. De accountant voert uitsluitend deze werkzaamheden uit en rapporteert de feitelijke uitkomsten daarvan.
Anders dan bij een controle- of beoordelingsopdracht verstrekt de accountant geen zekerheid en geeft hij geen oordeel of conclusie. De gebruiker van het rapport beoordeelt zelf de gerapporteerde bevindingen en trekt daaruit zijn conclusies. Daarbij geldt als uitgangspunt dat de opdrachtgever en eventuele andere gebruikers de overeengekomen werkzaamheden geschikt achten voor het doel van de opdracht.
Voorbeelden van bevindingen kunnen zijn:
- welke kosten zijn gecontroleerd;
- welke documenten zijn beoordeeld;
- welke afwijkingen zijn geconstateerd;
- welke subsidievoorwaarden zijn getoetst.
De accountant verstrekt hierbij geen zekerheid. De gebruiker van het rapport, bijvoorbeeld de subsidieverstrekker, trekt zelf conclusies uit de gerapporteerde bevindingen.
Welke opdracht is voor uw subsidie van toepassing?
De vereiste opdrachtvorm wordt meestal vastgelegd in:
- de subsidieregeling;
- de subsidiebeschikking;
- het controleprotocol;
- relevante wet- en regelgeving.
Hierin staat doorgaans beschreven:
- welk type accountantsopdracht moet worden uitgevoerd;
- welke werkzaamheden moeten worden verricht;
- welke rapportagevorm vereist is;
- welke materialiteits- en rapporteringstoleranties gelden.
Het is daarom verstandig om deze documenten tijdig te beoordelen. In de praktijk zien wij regelmatig dat organisaties pas aan het einde van een subsidieproject ontdekken dat een accountantsverklaring vereist is. Dat kan leiden tot extra werkzaamheden, vertragingen en onnodige kosten.
Waarom is een goede projectadministratie belangrijk?
Een subsidieverklaring kan alleen efficiënt worden afgegeven wanneer de onderliggende administratie op orde is.
Denk daarbij aan:
- een duidelijke projectadministratie;
- onderbouwing van subsidiabele kosten;
- urenregistraties;
- contracten en facturen;
- bewijsstukken van gerealiseerde activiteiten.
Hoe beter deze informatie gedurende het project wordt vastgelegd, hoe efficiënter de accountant de werkzaamheden kan uitvoeren.
Onze aanpak bij subsidieverklaringen
Wij ondersteunen organisaties bij uiteenlopende subsidieverklaringen, waaronder controleopdrachten, beoordelingsopdrachten en rapporten van feitelijke bevindingen.
Daarbij beoordelen wij eerst welke eisen voortvloeien uit het controleprotocol, de subsidieregeling en de relevante wet- en regelgeving. Vervolgens stemmen wij de werkzaamheden af op de specifieke vereisten van de subsidieverstrekker.
Door vooraf duidelijkheid te creëren over de benodigde werkzaamheden, de vereiste documentatie en de planning van de opdracht, kunnen verrassingen aan het einde van het subsidieproject vaak worden voorkomen.
Meer weten over subsidieverklaringen?
Wilt u weten welke accountantsverklaring voor uw subsidie vereist is of wilt u sparren over de eisen uit een controleprotocol? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen u graag bij een efficiënte en zorgvuldige subsidieverantwoording.